"Toma física de inventarios... es cuestión de metodología”

Cuando realizamos la auditoria a la toma física de los inventarios se presentan situaciones que nos llaman a la necesidad de aplicar metodologías adecuadas por parte de los encargados de la custodia de inventarios, quienes deben dar cumplimiento a ciertos controles internos que den certeza y seguridad de su conservación, custodia y manejo de los productos o mercancías, para lo cual es importante considerar los siguientes aspectos:

1. Las mercancías o los productos estén debidamente dispuestos, es decir, ubicadas en grupos homogéneos y debidamente arrumadas en los casos en los que se requiera.
2. Estén adecuadamente identificadas con tarjetas que indiquen su código, nombre del producto o mercancía, unidad de medida y/o la información necesaria para su fácil identificación.
3. Las mercancías o productos que se dispongan para utilización en producción o despacho por ventas, deben separarse de las que serán objeto del conteo físico, en área debidamente destinada para tal fin, con el objetivo de evitar movimientos durante el conteo que pueden dificultar el resultado del mismo.
4. Las mercancías o productos que se hayan determinado como obsoletas o de lento movimiento también deben estar dispuestas en un lugar diferente al del conteo físico y debidamente identificadas.
5. El sitio donde se ubiquen las mercancías o productos (bodega) para el conteo debe contar con elementos de seguridad para la protección de los mismos, estar debidamente señalizados, con extinguidores apropiados de acuerdo con los productos, mercancías y materiales que se encuentren en ese sitio, además deben mantenerse un constante e impecable aseo.
6. Se debe contar con una mesa de control, que regularmente se conforma con un funcionario de contabilidad para efectos de ir registrando los conteos individuales para luego comparar con los registros del kárdex o listados del modulo de inventarios del sistema.

AL MOMENTO DEL CONTEO¡¡¡

Se deben tener en cuenta los siguientes procedimientos:

1. Antes del inicio de la toma física, se debe reunir al personal que participará en el mismo y de parte de quien supervisará o esté a cargo del conteo, se deben repasar las instrucciones que previamente se hayan socializado para el procedimiento que se llevará a cabo y entregar los listados con las referencias a inventariar, cuya columna de cantidades se encuentre en blanco (sin diligenciar), haciendo énfasis en que:

• Los grupos de conteo diligencien sin tachones y enmendaduras las cantidades que van inventariando.
• Se marquen los productos o mercancías que se vayan contando para identificar el primer y segundo conteo.
• Determinar qué grupos harán el primer conteo y en qué momento se empieza con el segundo conteo. Es muy importante esperar que se culminen los conteos por filas o según listado en un 100% para que otro grupo, proceda con el inicio del segundo conteo.
• Cuando se haya efectuado el conteo de una fila o según listado, éste debe entregarse a la mesa de control.
• En caso de presentarse diferencias, deberá realizarse un tercer conteo asistido por el supervisor y éste será el definitivo.
• Los grupos deben firmar listados como evidencia del proceso realizado y responsables del mismo. Cualquier inconsistencia que se presente, debe ser comunicada de inmediato al supervisor para su adecuada disposición.

2. Solicitar al encargado de la bodega que realice un corte de documentos, es decir, relacionar las últimas cinco entradas de almacén, de salidas de almacén, de traslados y cualquier otro documento que se diligencie en el movimiento diario de las referencias a inventariar. Diligenciar la fecha, número del documento, nombre de procedencia o destino y referencias contenidas en el mismo y evidenciar que los siguientes documentos consecutivos están en blanco. Esta información deberá ser confrontada con los registros contables al corte del mismo periodo en que ocurrió en inventario físico.

3. Proceder con el inicio del conteo de acuerdo con las instrucciones sobre el mismo, enunciadas en el punto N° 1.

4. Una vez culminada la toma física, el supervisor deberá realizar un recorrido por la bodega para corroborar que se han contado el 100% de los productos o mercancías.

Recordemos que del cumplimiento de los controles internos implementados por la gerencia para el desarrollo de la toma física de inventarios, podemos determinar la veracidad de las existencias, su adecuada custodia, conservación y de la razonabilidad de las cifras en los estados financieros.

Por: Guillermo A. González Vargas - Supervisor de Auditoría

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