"Los presupuestos: una herramienta gerencial"

En la actualidad, hablar de presupuestos a nivel de ONS´s  se ha convertido en algo habitual; la administración continuamente exige un presupuesto para el desarrollo de las actividades o labores pertinentes en el cumplimiento del objetivo del proyecto que financia una agencia de cooperación. Pero muchas personas no son conscientes de la verdadera importancia de ésta herramienta y aunque a veces parece muy sencilla de manejar, no se cuenta con las experticia suficiente para ello.

El presupuesto puede ser considerado como el último eslabón en el proceso de planeación, porque permite visualizar en términos financieros, la necesidad de recursos para alcanzar los objetivos y metas del proyecto en el corto plazo, sin perder la perspectiva del largo plazo; así mismo, ayuda a establecer prioridades de ejecución.

Muchos coordinadores,  administradores y gerentes, limitan el alcance de los presupuestos a un documento que refleja simplemente valores económicos, pero la verdadera importancia de ellos radica en el control financiero de la organización, ya que éste revela el manejo administrativo de los recursos que dispone la entidad. Entre otros beneficios, se encuentran: identificación de las necesidades de capital, minimizar el riesgo de las operaciones, evaluación en la ejecución de los planes y programas.

El proceso presupuestario

La elaboración de presupuestos está principalmente condicionada a los planes de acción empresariales, los cuales orientan la gestión y marcan el camino a seguir para alcanzar los objetivos y metas formuladas.

En el proceso presupuestario se deben tener en cuenta los siguientes aspectos en su orden:

·         Definir objetivos y metas dentro del proyecto.

·         Definir y comunicar las políticas y directrices generales de la entidad.

·         Elaborar el plan de acción y los presupuestos correspondientes.

·         Negociación y aprobación de los presupuestos.

·         Seguimiento a través de indicadores.

·         Actualización de los presupuestos.

Elaborar presupuestos, puede considerarse una práctica sencilla, pero es muy usual escuchar comentarios al interior de las empresas relacionados con la poca asertividad de las cifras, lo que es considerado como un fracaso del presupuesto. Existen varias razones por la cual los presupuestos fracasan, entre las principales se encuentran:

·         Los responsables de la elaboración de los presupuestos son funcionarios diferentes a los responsables de la ejecución de los mismos.

·         Los responsables de las áreas organizacionales de la entidad y de la ejecución presupuestal no tienen claro su rol en el cumplimiento de las metas y objetivos.

·         No hay un análisis acertado de las monedas con cual debe hacerse el análisis, se reciben Euros (€) o Dólares (USD) y se gastan pesos colomabianos (COP), afectando las condiciones económicas actuales y futuras de la entidad y el entorno.

·         Falta de confianza en el sistema contable y financiero.

·         No hay control en la ejecución presupuestal.

·         No se actúa y se toman decisiones alineadas con las políticas establecidas por la dirección.