“Como se contabilización de la ejecución de excedentes en ONG´s en Colombia”

DECRETO No. 3590
(28 de septiembre de 2011)


Por el cual se reglamenta el artículo 173 de la Ley 1450 de 2011


EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA


En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las conferidas por el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y en desarrollo de lo previsto en el articulo 173 de la Ley 1450 de 2011, y


CONSIDERANDO

Que el artículo 173 de la Ley 1450 de 2011 ordena aplicar a los trabajadores independientes que tengan contratos de prestación de servicios al año, que no exceda (sic) de trescientas (300) UVT mensuales, la tasa de retención en la fuente para ingresos laborales contenida en el articulo 383 del Estatuto Tributario.

Que de conformidad con lo establecido en el articulo 173 de la Ley 1450 de 2011, de las disposiciones legales y reglamentarias sobre ingresos y pagos laborales, únicamente les será aplicable a los trabajadores independientes la tabla de retención en la fuente contenida en el Artículo 383 del Estatuto Tributario.

Que para establecer si se debe o no aplicar la tabla prevista en el artículo 383 del Estatuto Tributario, es necesario que el agente retenedor conozca previamente el monto de los Ingresos del trabajador independiente en el respectivo mes.

Que para efectos de la aplicación de la nueva disposición, es necesario establecer el procedimiento que permita garantizar el cumplimiento de las obligaciones de los agentes de retención.

DECRETA

ARTÍCULO 1. Aplicación de la tabla de retención para trabajadores independientes. Para la aplicación de la tabla de retención en la fuente contenida en el articulo 383 del Estatuto Tributario, el trabajador independiente deberá allegar en todos los casos ante el agente retenedor, una certificación que se entenderá expedida bajo la gravedad del juramento que contenga los siguientes requisitos:

a) Identificación del trabajador Independiente;

b) Régimen del impuesto sobre las ventas al que pertenece;
c) Relación del contrato o contratos de prestación de servicios que originan pagos en el respectivo mes, incluyendo el contrato suscrito con la entidad ante la cual se certifica, detallando el nombre o razón social y NIT de los contratantes, valor total discriminado por contrato, y fechas de iniciación y de terminación en cada caso;

d) Los valores pagados y/o por pagar en el respectivo mes por cada contrato discriminando el valor del servicio y el valor del impuesto sobre las ventas en los casos en que haya lugar y los valores totales mensuales,

La presentación de la certificación a que hace referencia el presente artículo, deberá efectuarse dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes y es requisito para el pago o abono en cuenta al contratista.

ARTICULO 2. Base de retención. La base de retención en la fuente a título de impuesto sobre la renta de que trata el presente decreto, esta constituida por el valor total de los pagos o abonos en cuenta a cargo del agente retenedor, efectuadas las disminuciones autorizadas en los términos de la ley y los reglamentos, esto es, el valor total del aporte que el trabajador independiente deba efectuar al sistema general de seguridad social en salud, los aportes obligatorios y voluntarios a los fondos de pensiones, y las sumas que destine el trabajador al ahorro a largo plazo en las cuentas denominadas "Ahorro para el Fomento a la Construcción AFC".

ARTÍCULO 3. Procedimiento. Con base en el valor total mensual del servicio certificado a que se refiere el literal d) del articulo 1, el agente retenedor deberá:

a) Establecer si hay lugar o no a la aplicación de la tabla de retención en la fuente de que trata el articulo 383 del Estatuto Tributario;

b) Una vez establecida la aplicación de la tabla, la suma a retener sobre el valor total de los pagos o abonos en cuenta a cargo del agente retenedor, será la que corresponda al rango señalado en la tabla de retención en la fuente para ingresos laborales de que trata el artículo 383 del Estatuto Tributario. Para el efecto el agente retenedor calculará el porcentaje de retención del mes, de la siguiente manera:

1. El sexto (6) día hábil de cada mes determinará la suma a retener expresada en UVT correspondiente al valor total de los pagos o abonos en cuenta a su cargo en el respectivo mes y una vez hecha la depuración de que trate el articulo 2 del presente decreto.

2. El valor total de los pagos o abonos en cuenta expresados en UVT se tomará hasta las dos primeras cifras decimales.

3. El porcentaje de retención del mes será el resultado de dividir el valor a retener expresado en UVT sobre la base de retención del mes expresada en UVT.

c) El porcentaje de retención del mes deberá aplicarse a todos los pagos o abonos en cuenta que efectúe el agente retenedor en el respectivo mes, una vez hecha la depuración de que trata el articulo 2 del presente decreto;

d) El agente retenedor con ocasión del último pago o abono en cuenta del mes, ajustará el valor de la retención a cargo del contratista, con base en la sumatoria de los pagos o abonos en cuenta definitivos realizados por aquel en el respectivo mes, si hubiere lugar a ello,

e) Cuando de la sumatoria de los pagos o abonos en cuenta definitivos efectuados en el respectivo mes se desprenda que el o los contratos exceden de trescientas (300) UVT mensuales, el agente retenedor reintegrará o ajustara el valor de la retención a cargo del contratista, conforme con los conceptos y las tarifas previstos en las disposiciones legales y reglamentarias vigentes;

f) Cuando no proceda la aplicación de la tabla, el agente retenedor practicará la retención en la fuente de acuerdo con los conceptos y las tarifas previstos en las disposiciones legales y reglamentarias vigentes,

Parágrafo. Cuando los ingresos mensuales varíen de forma permanente u ocasional, el contratista al final del respectivo mes deberá allegar una nueva certificación, en los mismos términos del artículo 1, que se entenderá expedida bajo la gravedad del juramento. Con base en dicha certificación, el agente retenedor deberá establecer si definitivamente hay lugar o no a la aplicación de la tabla de retención en la fuente de que trata el artículo 383 del Estatuto Tributario y ajustará el valor de la retención a cargo del contratista, cuando a ello haya lugar, siguiendo el procedimiento establecido en este artículo.

ARTICULO 4. Responsabilidad de los agentes de retención. Los agentes de retención serán responsables por la retención de que trata el presente Decreto, en los términos establecidos en el artículo 370 del Estatuto Tributario.

ARTICULO 5. Los aspectos no regulados por el presente decreto, se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

ARTICULO 6. Vigencia. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá D.C. 28 de septiembre de 2011-09-28

JUAN MANUEL SANTOS CALDERON
Presidente de la República

BRUCE MAC MASTER ROJAS
Viceministro General del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, encargado de las funciones del Despacho del Ministerio de Hacienda y Crédito Público

"Toma física de inventarios... es cuestión de metodología”

Cuando realizamos la auditoria a la toma física de los inventarios se presentan situaciones que nos llaman a la necesidad de aplicar metodologías adecuadas por parte de los encargados de la custodia de inventarios, quienes deben dar cumplimiento a ciertos controles internos que den certeza y seguridad de su conservación, custodia y manejo de los productos o mercancías, para lo cual es importante considerar los siguientes aspectos:

1. Las mercancías o los productos estén debidamente dispuestos, es decir, ubicadas en grupos homogéneos y debidamente arrumadas en los casos en los que se requiera.
2. Estén adecuadamente identificadas con tarjetas que indiquen su código, nombre del producto o mercancía, unidad de medida y/o la información necesaria para su fácil identificación.
3. Las mercancías o productos que se dispongan para utilización en producción o despacho por ventas, deben separarse de las que serán objeto del conteo físico, en área debidamente destinada para tal fin, con el objetivo de evitar movimientos durante el conteo que pueden dificultar el resultado del mismo.
4. Las mercancías o productos que se hayan determinado como obsoletas o de lento movimiento también deben estar dispuestas en un lugar diferente al del conteo físico y debidamente identificadas.
5. El sitio donde se ubiquen las mercancías o productos (bodega) para el conteo debe contar con elementos de seguridad para la protección de los mismos, estar debidamente señalizados, con extinguidores apropiados de acuerdo con los productos, mercancías y materiales que se encuentren en ese sitio, además deben mantenerse un constante e impecable aseo.
6. Se debe contar con una mesa de control, que regularmente se conforma con un funcionario de contabilidad para efectos de ir registrando los conteos individuales para luego comparar con los registros del kárdex o listados del modulo de inventarios del sistema.

AL MOMENTO DEL CONTEO¡¡¡

Se deben tener en cuenta los siguientes procedimientos:

1. Antes del inicio de la toma física, se debe reunir al personal que participará en el mismo y de parte de quien supervisará o esté a cargo del conteo, se deben repasar las instrucciones que previamente se hayan socializado para el procedimiento que se llevará a cabo y entregar los listados con las referencias a inventariar, cuya columna de cantidades se encuentre en blanco (sin diligenciar), haciendo énfasis en que:

• Los grupos de conteo diligencien sin tachones y enmendaduras las cantidades que van inventariando.
• Se marquen los productos o mercancías que se vayan contando para identificar el primer y segundo conteo.
• Determinar qué grupos harán el primer conteo y en qué momento se empieza con el segundo conteo. Es muy importante esperar que se culminen los conteos por filas o según listado en un 100% para que otro grupo, proceda con el inicio del segundo conteo.
• Cuando se haya efectuado el conteo de una fila o según listado, éste debe entregarse a la mesa de control.
• En caso de presentarse diferencias, deberá realizarse un tercer conteo asistido por el supervisor y éste será el definitivo.
• Los grupos deben firmar listados como evidencia del proceso realizado y responsables del mismo. Cualquier inconsistencia que se presente, debe ser comunicada de inmediato al supervisor para su adecuada disposición.

2. Solicitar al encargado de la bodega que realice un corte de documentos, es decir, relacionar las últimas cinco entradas de almacén, de salidas de almacén, de traslados y cualquier otro documento que se diligencie en el movimiento diario de las referencias a inventariar. Diligenciar la fecha, número del documento, nombre de procedencia o destino y referencias contenidas en el mismo y evidenciar que los siguientes documentos consecutivos están en blanco. Esta información deberá ser confrontada con los registros contables al corte del mismo periodo en que ocurrió en inventario físico.

3. Proceder con el inicio del conteo de acuerdo con las instrucciones sobre el mismo, enunciadas en el punto N° 1.

4. Una vez culminada la toma física, el supervisor deberá realizar un recorrido por la bodega para corroborar que se han contado el 100% de los productos o mercancías.

Recordemos que del cumplimiento de los controles internos implementados por la gerencia para el desarrollo de la toma física de inventarios, podemos determinar la veracidad de las existencias, su adecuada custodia, conservación y de la razonabilidad de las cifras en los estados financieros.

Por: Guillermo A. González Vargas - Supervisor de Auditoría

fuentes de sitio web en linea

“Porque salen mal los presupuestos”

Los presupuestos a nivel  de ONG´s  son muy importantes,la administración continuamente exige un presupuesto para el desarrollo de las actividades o labores en los diferentes proyectos que ella ejecuta.

 

Muchos administradores y gerentes, limitan el alcance de los presupuestos a un documento que refleja simplemente valores económicos, pero la verdadera importancia de ellos radica en el control financiero de la organización, puesto que revela el manejo administrativo de los recursos disponibles por la Entidadmpresa.Como herramienta de control financiero se ha establecido el análisis a la ejecución presupuestal como un instrumento que permite evaluar el cumplimiento en el plan de acción de la entidad respecto del proyecto en ejecución y a las directrices del financiador. En muchas ocasiones el resultado de las variaciones entre los rubros presupuestados y los verdaderos costos y gastos en los que incurrió la Entidad son sorprendentes – los costos y gastos incurridos no se ajustan a los objetivos ni a los montos aprobados por la Agencia de Cooperación - y casi siempre los valores reales exceden los presupuestados; en estos casos se afirma que “El presupuesto no sirvió”.

Veamos a continuación algunas de las causas que conducen al fracaso de los presupuestos:

No hay objetivos definidos: Los presupuestos permiten visualizar en términos financieros, la necesidad de recursos para alcanzar los objetivos y metas del proyecto en el corto plazo. Algunas organizaciones han determinado a través de sus planes estratégicos, objetivos de largo plazo, pero no se encuentran definidos claramente.

Gasto no tenidos en cuenta: Existe muchas entidades, que al realizar el presupuesto  que acompaña el anteproyecto para estudio de la Agencia de Cooperación, para su posterior  aprobación, sin tener en cuenta la totalidad de gastos que existe en la ejecución de un proyecto, fuera de las actividades, personal e inversiones que este necesite, podemos mencionar algunas:

- Gastos bancarios( Comisiones de las monetizaciones nacional e internacional. Compras de chequera)

- Gastos Laborales( Dotación, prestaciones, bonificaciones y auxilios de transportes)

- Servicios Públicos.

- Posibles Diferencias en cambio desfavorables, respecto a la pactada en el Convenio,Acuerdo o contrato de cooperación

-   Impuestos: el Gravamen a los movimientos Financieros, (4x1000), el rete Iva del 8% del IVA, cuando se es responsable.

Pensar en COP (Pesos colombianos): Las  ONG´s  tienden a pensar en la moneda nacional, el COP, y gastan en COP, lo  interesante es que los presupuesto algunas veces vienen en diferentes monedas, sean Dólares (USD), euros (€), Libras Esterlinas (GBP) Coronas suecas SEK, Francos Suizos (CHF), Yen (JPJ),  moneda con que se haya aprobado la financiación del proyecto.

Algunas ONG´s  gastan su presupuesto en COP, sin tener en cuenta que lo que realmente envía la Agencia de Cooperación, casi siempre el financiador envía los desembolsos acordados en el convenio, es decir que si la Agencia de Cooperación pacto que iba a enviar €50.000, correspondiente a COP135.000.000, con una tasa de cambio de COP/€= 2.700, valores incluidos en el acuerdo de cooperación, y en la negociación realizada en Colombia en la monetización de las divisas, de los €50.000, se reciben COP115.000.000, a una tasa COP/€= 2.300 creando  una diferencia de COP20.000.000, pero la ONG cree que su presupuesto es de COP135.000.000, y sigue gastando esos mismos, creyendo que el financiador le va enviar los otros COP20.000.000 , la agencia de Cooperación cumplió con su envío de  €50.000, por tal motivo la ONG tendría una sobre ejecución por diferencia en cambio, y posiblemente  sobre ejecuciones en los Ítem  del presupuesto, por que se contaba con un €= COP2.700 y realmente llego a €=COP2.300 .Algunas veces la agencia de Cooperación le envía parte de dicha partida, pero en muchas veces no o hace.

Sobre estimar los ingresos: Las e ONG´s  tienden a establecer metas de recursos y de transferencias. En la mayoría de los casos, esto ocasiona una sobre estimación de los ingresos esperados; adicionalmente es muy frecuente considerar como recaudo el 100% del ingreso sin tener en cuenta las comisiones y diferencias por cambio de fuerte oscilación, lo que ocasiona un descuadre en el flujo de efectivo.

No se presupuestan imprevistos: Es muy sencillo presupuestar gastos o eventos cotidianos, pero no lo es tan fácil para algunos gastos inesperados como paros armados, factores de orden público, que hagan variar sustancialmente la ejecución  de proyectos de Agencias de Cooperación, como mantenimientos correctivos, reparaciones locativas, pólizas de activos ,entre otros, es necesario construir una  reserva para suplir este tipo de necesidades oportunamente, evitando descuadres en el flujo de efectivo y costos financieros adicionales por la adquisición de créditos en entidades bancarias.

 

Texto online

"Los presupuestos: una herramienta gerencial"

En la actualidad, hablar de presupuestos a nivel de ONS´s  se ha convertido en algo habitual; la administración continuamente exige un presupuesto para el desarrollo de las actividades o labores pertinentes en el cumplimiento del objetivo del proyecto que financia una agencia de cooperación. Pero muchas personas no son conscientes de la verdadera importancia de ésta herramienta y aunque a veces parece muy sencilla de manejar, no se cuenta con las experticia suficiente para ello.

El presupuesto puede ser considerado como el último eslabón en el proceso de planeación, porque permite visualizar en términos financieros, la necesidad de recursos para alcanzar los objetivos y metas del proyecto en el corto plazo, sin perder la perspectiva del largo plazo; así mismo, ayuda a establecer prioridades de ejecución.

Muchos coordinadores,  administradores y gerentes, limitan el alcance de los presupuestos a un documento que refleja simplemente valores económicos, pero la verdadera importancia de ellos radica en el control financiero de la organización, ya que éste revela el manejo administrativo de los recursos que dispone la entidad. Entre otros beneficios, se encuentran: identificación de las necesidades de capital, minimizar el riesgo de las operaciones, evaluación en la ejecución de los planes y programas.

El proceso presupuestario

La elaboración de presupuestos está principalmente condicionada a los planes de acción empresariales, los cuales orientan la gestión y marcan el camino a seguir para alcanzar los objetivos y metas formuladas.

En el proceso presupuestario se deben tener en cuenta los siguientes aspectos en su orden:

·         Definir objetivos y metas dentro del proyecto.

·         Definir y comunicar las políticas y directrices generales de la entidad.

·         Elaborar el plan de acción y los presupuestos correspondientes.

·         Negociación y aprobación de los presupuestos.

·         Seguimiento a través de indicadores.

·         Actualización de los presupuestos.

Elaborar presupuestos, puede considerarse una práctica sencilla, pero es muy usual escuchar comentarios al interior de las empresas relacionados con la poca asertividad de las cifras, lo que es considerado como un fracaso del presupuesto. Existen varias razones por la cual los presupuestos fracasan, entre las principales se encuentran:

·         Los responsables de la elaboración de los presupuestos son funcionarios diferentes a los responsables de la ejecución de los mismos.

·         Los responsables de las áreas organizacionales de la entidad y de la ejecución presupuestal no tienen claro su rol en el cumplimiento de las metas y objetivos.

·         No hay un análisis acertado de las monedas con cual debe hacerse el análisis, se reciben Euros (€) o Dólares (USD) y se gastan pesos colomabianos (COP), afectando las condiciones económicas actuales y futuras de la entidad y el entorno.

·         Falta de confianza en el sistema contable y financiero.

·         No hay control en la ejecución presupuestal.

·         No se actúa y se toman decisiones alineadas con las políticas establecidas por la dirección.

“Se requiere manejo exclusivo de una cuenta bancaria en la ejecución de un Proyecto social ejecutado con dineros de una Agencia de cooperación por una ONG Colombiana”

Existen disposiciones en algunos  convenios con diferentes agencias cooperación internacional, en las cuales se mencionan que la entidad ejecutante tendrá que abrir una cuenta bancaria a su nombre exclusiva para el manejo de los recursos del proyecto, tanto para la transferencias enviadas y monetizadas como la para todos los pagos de la ejecución del proyecto como lo son las actividades, talleres realizado, gastos de personal, administrativos, ente otros.

Es importante indicar, que es conveniente contar con una cuenta bancaria separada para cada proyecto que financia una agencia de cooperación internacional que se ejecute.

Beneficios de contar con una cuenta separada para la ejecución del proyecto:

·         No se mezclan dineros de otros proyectos de agencias de cooperación inetrnacional, ni de recursos propios .

·         Se facilita el seguimiento de los pagos de la ejecución del proyecto.

·         Se puede contar con el saldo del proyecto al corte especifico de un periodo.

Porque no lo realizan este procedimiento  algunas ONG´s en Colombia:

·         Genera gastos financieros no están contemplados en el presupuesto Probado.

·         Mayor proceso contable, en la realización de mas conciliaciones bancarias.

·         Factor Político, respecto al sector financiero exigen demasiados papeles para verificar la procedencia del recurso que se manejaría en la cuenta.

“El Análisis de la Ejecución Presupuestal y sobre ejecuciones en rubros en proyectos de Agencias de Cooperación ejecutadas por ONG´s, en Colombia”

Muchas entidades (ONG´s Instituciones, Fundación, Corporación, Asociación, etc.) Colombianas no  llevan un control periódico de la ejecución del proyecto acorde a los rubros presupuéstales aprobados, lo que genera desajustes, bien por las sobreejecuciones o subejecuciones, que terminan afectando la realización de las actividades por los cambios efectuados al presupuesto final, y lo más importante que no son socializados ni  analizadas con la Agencia Cooperante o con el organismo internacional

Algunas veces es causa del desconocimiento de las cláusulas dentro del convenio que se firma, o por  la falta de gestión e información  del coordinador del proyecto ante la Agencia de Cooperación, o realmente por que  no sabe cómo hacerlo. Lo que   produce  desajustes importantes, que al ser tardíos, no alcanzan a ser comentados con la agencia  de cooperación, en el momento que ocurren.       

Es importante indicar que cuando se firma un convenio de cooperación con una Agencia europea o americana, en la mayoría de casos en este documento indica que todo cambio al presupuesto o ejecuciones superiores a un porcentaje específico  debe ser solicitado por la ONG y  aprobado por el financiador, al no hacerlo, la ONG Colombiana podría estar incumpliendo alguna clausula o términos de referencia  del contrato firmado de cooperación.

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