“Como se contabilización de la ejecución de excedentes en ONG´s en Colombia”

DECRETO No. 3590
(28 de septiembre de 2011)


Por el cual se reglamenta el artículo 173 de la Ley 1450 de 2011


EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA


En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las conferidas por el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y en desarrollo de lo previsto en el articulo 173 de la Ley 1450 de 2011, y


CONSIDERANDO

Que el artículo 173 de la Ley 1450 de 2011 ordena aplicar a los trabajadores independientes que tengan contratos de prestación de servicios al año, que no exceda (sic) de trescientas (300) UVT mensuales, la tasa de retención en la fuente para ingresos laborales contenida en el articulo 383 del Estatuto Tributario.

Que de conformidad con lo establecido en el articulo 173 de la Ley 1450 de 2011, de las disposiciones legales y reglamentarias sobre ingresos y pagos laborales, únicamente les será aplicable a los trabajadores independientes la tabla de retención en la fuente contenida en el Artículo 383 del Estatuto Tributario.

Que para establecer si se debe o no aplicar la tabla prevista en el artículo 383 del Estatuto Tributario, es necesario que el agente retenedor conozca previamente el monto de los Ingresos del trabajador independiente en el respectivo mes.

Que para efectos de la aplicación de la nueva disposición, es necesario establecer el procedimiento que permita garantizar el cumplimiento de las obligaciones de los agentes de retención.

DECRETA

ARTÍCULO 1. Aplicación de la tabla de retención para trabajadores independientes. Para la aplicación de la tabla de retención en la fuente contenida en el articulo 383 del Estatuto Tributario, el trabajador independiente deberá allegar en todos los casos ante el agente retenedor, una certificación que se entenderá expedida bajo la gravedad del juramento que contenga los siguientes requisitos:

a) Identificación del trabajador Independiente;

b) Régimen del impuesto sobre las ventas al que pertenece;
c) Relación del contrato o contratos de prestación de servicios que originan pagos en el respectivo mes, incluyendo el contrato suscrito con la entidad ante la cual se certifica, detallando el nombre o razón social y NIT de los contratantes, valor total discriminado por contrato, y fechas de iniciación y de terminación en cada caso;

d) Los valores pagados y/o por pagar en el respectivo mes por cada contrato discriminando el valor del servicio y el valor del impuesto sobre las ventas en los casos en que haya lugar y los valores totales mensuales,

La presentación de la certificación a que hace referencia el presente artículo, deberá efectuarse dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes y es requisito para el pago o abono en cuenta al contratista.

ARTICULO 2. Base de retención. La base de retención en la fuente a título de impuesto sobre la renta de que trata el presente decreto, esta constituida por el valor total de los pagos o abonos en cuenta a cargo del agente retenedor, efectuadas las disminuciones autorizadas en los términos de la ley y los reglamentos, esto es, el valor total del aporte que el trabajador independiente deba efectuar al sistema general de seguridad social en salud, los aportes obligatorios y voluntarios a los fondos de pensiones, y las sumas que destine el trabajador al ahorro a largo plazo en las cuentas denominadas "Ahorro para el Fomento a la Construcción AFC".

ARTÍCULO 3. Procedimiento. Con base en el valor total mensual del servicio certificado a que se refiere el literal d) del articulo 1, el agente retenedor deberá:

a) Establecer si hay lugar o no a la aplicación de la tabla de retención en la fuente de que trata el articulo 383 del Estatuto Tributario;

b) Una vez establecida la aplicación de la tabla, la suma a retener sobre el valor total de los pagos o abonos en cuenta a cargo del agente retenedor, será la que corresponda al rango señalado en la tabla de retención en la fuente para ingresos laborales de que trata el artículo 383 del Estatuto Tributario. Para el efecto el agente retenedor calculará el porcentaje de retención del mes, de la siguiente manera:

1. El sexto (6) día hábil de cada mes determinará la suma a retener expresada en UVT correspondiente al valor total de los pagos o abonos en cuenta a su cargo en el respectivo mes y una vez hecha la depuración de que trate el articulo 2 del presente decreto.

2. El valor total de los pagos o abonos en cuenta expresados en UVT se tomará hasta las dos primeras cifras decimales.

3. El porcentaje de retención del mes será el resultado de dividir el valor a retener expresado en UVT sobre la base de retención del mes expresada en UVT.

c) El porcentaje de retención del mes deberá aplicarse a todos los pagos o abonos en cuenta que efectúe el agente retenedor en el respectivo mes, una vez hecha la depuración de que trata el articulo 2 del presente decreto;

d) El agente retenedor con ocasión del último pago o abono en cuenta del mes, ajustará el valor de la retención a cargo del contratista, con base en la sumatoria de los pagos o abonos en cuenta definitivos realizados por aquel en el respectivo mes, si hubiere lugar a ello,

e) Cuando de la sumatoria de los pagos o abonos en cuenta definitivos efectuados en el respectivo mes se desprenda que el o los contratos exceden de trescientas (300) UVT mensuales, el agente retenedor reintegrará o ajustara el valor de la retención a cargo del contratista, conforme con los conceptos y las tarifas previstos en las disposiciones legales y reglamentarias vigentes;

f) Cuando no proceda la aplicación de la tabla, el agente retenedor practicará la retención en la fuente de acuerdo con los conceptos y las tarifas previstos en las disposiciones legales y reglamentarias vigentes,

Parágrafo. Cuando los ingresos mensuales varíen de forma permanente u ocasional, el contratista al final del respectivo mes deberá allegar una nueva certificación, en los mismos términos del artículo 1, que se entenderá expedida bajo la gravedad del juramento. Con base en dicha certificación, el agente retenedor deberá establecer si definitivamente hay lugar o no a la aplicación de la tabla de retención en la fuente de que trata el artículo 383 del Estatuto Tributario y ajustará el valor de la retención a cargo del contratista, cuando a ello haya lugar, siguiendo el procedimiento establecido en este artículo.

ARTICULO 4. Responsabilidad de los agentes de retención. Los agentes de retención serán responsables por la retención de que trata el presente Decreto, en los términos establecidos en el artículo 370 del Estatuto Tributario.

ARTICULO 5. Los aspectos no regulados por el presente decreto, se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

ARTICULO 6. Vigencia. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá D.C. 28 de septiembre de 2011-09-28

JUAN MANUEL SANTOS CALDERON
Presidente de la República

BRUCE MAC MASTER ROJAS
Viceministro General del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, encargado de las funciones del Despacho del Ministerio de Hacienda y Crédito Público

"Toma física de inventarios... es cuestión de metodología”

Cuando realizamos la auditoria a la toma física de los inventarios se presentan situaciones que nos llaman a la necesidad de aplicar metodologías adecuadas por parte de los encargados de la custodia de inventarios, quienes deben dar cumplimiento a ciertos controles internos que den certeza y seguridad de su conservación, custodia y manejo de los productos o mercancías, para lo cual es importante considerar los siguientes aspectos:

1. Las mercancías o los productos estén debidamente dispuestos, es decir, ubicadas en grupos homogéneos y debidamente arrumadas en los casos en los que se requiera.
2. Estén adecuadamente identificadas con tarjetas que indiquen su código, nombre del producto o mercancía, unidad de medida y/o la información necesaria para su fácil identificación.
3. Las mercancías o productos que se dispongan para utilización en producción o despacho por ventas, deben separarse de las que serán objeto del conteo físico, en área debidamente destinada para tal fin, con el objetivo de evitar movimientos durante el conteo que pueden dificultar el resultado del mismo.
4. Las mercancías o productos que se hayan determinado como obsoletas o de lento movimiento también deben estar dispuestas en un lugar diferente al del conteo físico y debidamente identificadas.
5. El sitio donde se ubiquen las mercancías o productos (bodega) para el conteo debe contar con elementos de seguridad para la protección de los mismos, estar debidamente señalizados, con extinguidores apropiados de acuerdo con los productos, mercancías y materiales que se encuentren en ese sitio, además deben mantenerse un constante e impecable aseo.
6. Se debe contar con una mesa de control, que regularmente se conforma con un funcionario de contabilidad para efectos de ir registrando los conteos individuales para luego comparar con los registros del kárdex o listados del modulo de inventarios del sistema.

AL MOMENTO DEL CONTEO¡¡¡

Se deben tener en cuenta los siguientes procedimientos:

1. Antes del inicio de la toma física, se debe reunir al personal que participará en el mismo y de parte de quien supervisará o esté a cargo del conteo, se deben repasar las instrucciones que previamente se hayan socializado para el procedimiento que se llevará a cabo y entregar los listados con las referencias a inventariar, cuya columna de cantidades se encuentre en blanco (sin diligenciar), haciendo énfasis en que:

• Los grupos de conteo diligencien sin tachones y enmendaduras las cantidades que van inventariando.
• Se marquen los productos o mercancías que se vayan contando para identificar el primer y segundo conteo.
• Determinar qué grupos harán el primer conteo y en qué momento se empieza con el segundo conteo. Es muy importante esperar que se culminen los conteos por filas o según listado en un 100% para que otro grupo, proceda con el inicio del segundo conteo.
• Cuando se haya efectuado el conteo de una fila o según listado, éste debe entregarse a la mesa de control.
• En caso de presentarse diferencias, deberá realizarse un tercer conteo asistido por el supervisor y éste será el definitivo.
• Los grupos deben firmar listados como evidencia del proceso realizado y responsables del mismo. Cualquier inconsistencia que se presente, debe ser comunicada de inmediato al supervisor para su adecuada disposición.

2. Solicitar al encargado de la bodega que realice un corte de documentos, es decir, relacionar las últimas cinco entradas de almacén, de salidas de almacén, de traslados y cualquier otro documento que se diligencie en el movimiento diario de las referencias a inventariar. Diligenciar la fecha, número del documento, nombre de procedencia o destino y referencias contenidas en el mismo y evidenciar que los siguientes documentos consecutivos están en blanco. Esta información deberá ser confrontada con los registros contables al corte del mismo periodo en que ocurrió en inventario físico.

3. Proceder con el inicio del conteo de acuerdo con las instrucciones sobre el mismo, enunciadas en el punto N° 1.

4. Una vez culminada la toma física, el supervisor deberá realizar un recorrido por la bodega para corroborar que se han contado el 100% de los productos o mercancías.

Recordemos que del cumplimiento de los controles internos implementados por la gerencia para el desarrollo de la toma física de inventarios, podemos determinar la veracidad de las existencias, su adecuada custodia, conservación y de la razonabilidad de las cifras en los estados financieros.

Por: Guillermo A. González Vargas - Supervisor de Auditoría

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